1. DASAR PEMIKIRAN
Permusyawaratan dalam MUBES/KONGRES/RAKER membutuhkan
persidangan-persidangan. Hal ini dilakukan secara fokus dan berimbang untuk
mendapatkan hasil yang maksimal. Keputusan terbaik pada akhirnya akan lahir
dari pemahaman dan ketaatan terhadap aturan didalam sebuah persidangan.
Persidangan didefinisikan sebagai pertemuan formal organisasi guna membahas
masalah tertentu dalam upaya untuk menghasilkan keputusan yang dijadikan
sebagai sebuah Ketetapan. Keputusan dari
persidangan ini akan mengikat kepada seluruh elemen organisasi selama belum
diadakan perubahan atas ketetapan tersebut. Ketetapan ini sifatnya final
sehingga berlaku bagi yang setuju ataupun yang tidak, hadir ataupun tidak hadir
ketika persidangan berlangsung.
1. JENIS PERSIDANGAN
1)
Sidang Pleno
a. Sidang Pleno diikuti oleh seluruh peserta dan peninjau
Permusyawaratan
b. Sidang Pleno dipimpin oleh Presidium Sidang
c. Sidang Pleno dipandu oleh Steering Committee
d. Sidang Pleno membahas dan memutuskan segala sesuatu yang
berhubungan dengan Permusyawaratan
2)
Sidang Paripurna
- Sidang Paripurna diikuti oleh seluruh peserta dan
peninjau Permusyawaratan
- Sidang Paripurna dipimpin oleh Presidium Sidang
- Sidang Paripurna mengesahkan segala
ketetapan dan keputusan yang berhubungan dengan Permusyawaratan
3)
Sidang Komisi
- Sidang Komisi diikuti oleh anggota masing-masing Komisi
- Anggota masing-masing Komisi adalah peserta dan peninjau
yang ditentukan oleh Sidang Pleno
- Sidang Komisi dipimpin oleh seorang
pimpinan dibantu seorang Sekretaris Sidang Komisi
- Pimpinan Sidang Komisi dipilih dari
dan oleh anggota Komisi dalam Komisi tersebut
- Sidang Komisi membahas materi-materi
yang menjadi tugas dari Komisi yang bersangkutan
3. ATURAN PERSONALIA SIDANG
1) Peserta
Hak
peserta:
a) Hak Bicara, adalah untuk bertanya, mengeluarkan pendapat dan
mengajukan usulan kepada pimpinan baik secara lisan maupun tertulis
b) Hak Suara, adalah hak untuk ikut ambil bagian dalam pengambilan
keputusan
c) Hak Memilih, adalah hak untuk menentukan pilihan dalam proses
pemilihan
d) Hak Dipilih, adalah hak untuk dipilih dalam proses pemilihan
Kewajiban
peserta:
a) Mentaati tata tertib persidangan/permusyawaratan
b) Menjaga ketenangan/harmonisasi persidangan
2) Peninjau
Hak
Peninjau:
·
Hak Bicara, adalah untuk bertanya,
mengeluarkan pendapat dan mengajukan usulan kepada pimpinan baik secara lisan
maupun tertulis
Kewajiban
Peninjau:
·
Mentaati tata tertib
persidangan/permusyawaratan
·
Menjaga ketenangan/harmonisasi persidangan
3) Presidium Sidang
a. Presidium Sidang dipilih dari dan oleh peserta Permusyawaratan
melalui Sidang Pleno yang dipandu oleh Panitia Pengarah
b. Presidium Sidang bertugas untuk memimpin dan mengatur jalannya
persidangan seperti aturan yang disepakati peserta
c. Presidium Sidang berkuasa untuk memimpin dan menjalankan tata
tertib persidangan
4) ATURAN KETUKAN PALU dan kondisi-kondisi lain :
a) 1 kali ketukan
Ø Menerima dan menyerahkan pimpinan sidang.
Ø Mengesahkan keputusan/kesepakatan peserta sidang poin perpoin
(keputusan sementara).
Ø Memberi peringatan kepada peserta sidang agar tidak gaduh.
Ø Menskors dan mencabut kembali skorsing sidang yang waktunya
tidak terlalu lama sehingga peserta sidang tidak perlu meninggalkan tempat
sidang.
Ø Mencabut kembali / membatalkan ketukan terdahulu yang dianggap
keliru.
b) 2 kali ketukan
Ø Untuk menskorsing atau mencabut skorsing dalam waktu yang cukup
lama, misalnya istirahat, lobying, sembahyang dan makan.
Ø Skorsing ialah penundaan persidangan untuk sementara waktu.
Ø Lobying ialah suatu bentuk kompromi dalam menyelesaikan
perbedaan pendapat dalam pengambilan keputusan
c) 3 kali ketukan :
Ø Membuka/menutup sidang atau acara resmi.
Ø Mengesahkan keputusan final / akhir hasil sidang. Contoh kalimat yang
dipakai oleh Presidium Sidang
1) Membuka sidang
“Dengan mengucap Bismilahirahmanirahim, sidang pleno I saya
nyatakan dibuka. “ t ok…….tok…….tok
2) Menutup sidang
“Dengan mengucap Alhamdulillahriabilalamin, sidang pleno I saya
nyatakan ditutup.” Tok……..tok……..tok
3) Mengalihkan pimpinan sidang
“Dengan ini pimpinan sidang saya alihkan kepada pimpinan sidang
berikutnya” tok.
4) Mengambil alih pimpinan sidang
“Dengan ini pimpinan sidang saya ambil alih “ tok
5) Menskorsing sidang
“Dengan ini sidang saya skorsing selama 1 x 15 menit”
tok……….tok.
6) Mencabut skorsing
“Dengan
ini skorsing 1 x 15 menit saya cabut dan saya nyatakan sidang dilanjutkan“ tok…….tok
7) Memberi peringatan kepada peserta sidang
Tok………. “Peserta sidang harap tenang !”
Syarat-syarat Presidium Sidang :
Ø Mempunyai sifat leadership, bijaksana dan bertanggung jawab
Ø Memiliki pengetahuan yang cukup tentang persidangan
Ø Peka terhadap situasi dan cepat mengambil inisiatif dalam
situasi kritis
Ø Mampu mengontrol emosi sehingga tidak terpengaruh kondisi
persidangan
Sikap Presidium Sidang :
Ø Simpatik, menarik, tegas dan disiplin
Ø Sopan dan hormat dalam kata dan perbuatan
Ø Adil, bijaksanan dan menghargai pendapat peserta
4. QUORUM DAN PENGAMBILAN KEPUTUSAN
a)
Persidangan dinyatakan syah/quorum apabila
dihadiri oleh sekurang-kurangnya ½ n + 1 dari peserta
yang terdaftar pada Panitia (OC)
b)
Setiap keputusan didasarkan atas
musyawarah untuk mufakat, dan jika tidak berhasil diambil melalui suara
terbanyak (½ n + 1) dari peserta yang hadir di persidangan
c)
Bila dalam pengambilan keputusan melalui
suara terbanyak terjadi suara seimbang, maka dilakukan lobbying sebelum
dilakukan pemungutan suara ulang
5. INTERUPSI
Ialah suatu bentuk selaan atau memotong pembicaraan dalam
siding karena adanya masukan yang perlu diperhatikan untuk pelaksanaan sidang
tersebut.
Macam
macam interupsi antara lain.
a)
Interuption of order, Bentuk interupsi yang dilakukan untuk meminta penjelasan atau memberikan masukan yang berkaitan dengan
jalannya persidangan. Mis. saat pembicaraan sudah melebar dari pokok
masalah maka seseorang berhak mengajukan interuption of order agar persidangan
dikembalikan lagi pada pokok masalahnya sehingga tidak melebar dan semakin
bias.
b)
Interruption of information, Bentuk interupsi berupa informasi
yang perlu diperhatikan oleh seluruh peserta sidang termasuk pimpinan sidang.
Informasi bisa internal (mis. informasi atau data tentang topik yang dibahas)
ataupun eksternal (mis. situasi kondisi di luar ruang sidang yang mungkin dapat
berpengaruh terhadap jalannya persidangan).
c)
Interruption of clarification, Bentuk interupsi dalam
rangka meminta klarifikasi tentang pernyataan peserta sidang lainnya agar
tidak terjadi penangkapan bisa ketika seseorang memberikan tanggapan atau
sebuah penegasan terhadap suatu pernyataan.
d)
Interruption of explanation, Bentuk interupsi untuk menjelaskan
suatu pernyataan yang kita sampaikan agar tidak ditangkap keliru oleh peserta
lain atau suatu pelurusan terhadap pernyataan kita.
e)
Interruption of personal, Bentuk interupsi yang disampaikan bila pernyataan yang disampaikan oleh peserta lain sudah diluar pokok
masalah dan cenderung menyerang secara pribadi.
Pelaksanaan Interupsi :
a)
Interupsi dilakukan
dengan mengangkat tangan terlebih dahulu, dan berbicara setelah mendapat ijin
dari Presidium Sidang
b)
Interupsi diatas
interupsi hanya berlaku selama tidak menggangu persidangan
c)
Apabila dalam
persidangan, Presidium Sidang tidak mampu menguasai dan mengendalikan jalannya
persidangan, maka Panitia Pengarah (SC) diberikan wewenang untuk mengambil alih
jalannya persidangan, atas permintaan Presidium Sidang dan atau Peserta Sidang
6. Tata Tertib
Tata tertib persidangan merupakan hasil kesepakatan seluruh
peserta pada saat persidangan dengan memperhatikan aturan umum organisasi dan nilai-nilai universal
dimasyarakat.
7. Sanksi-sanksi
Peserta yang tidak memenuhi persyaratan dan kewajiban yang
ditentukan dalam tata tertib persidangan akan dikenakan sanksi dengan
mempertimbangkan saran, dan usulan peserta.
